Top 4 Tricks für den Büro-Alltag

Autostart festlegen

Für die meisten Arbeitnehmer sieht der Start in den Arbeitstag immer gleich aus: Computer anschalten, Kaffee holen, einloggen, Outlook starten, Browser starten und dann ist langsam alles fertig um mit der Arbeit zu beginnen. Wer jeden Tag das gleiche macht, kann sich aber auch einige Arbeit vom Computer abnehmen lassen – zum Beispiel durch die Autostart-Option. Den Autostart-Ordner erreicht ihr am einfachsten mit der Windows Taste +„R“. Dann gebt ihr in die Suchmaske „shell:startup“ ein und schon könnt ihr all die Programme in den Ordner ziehen, die ihr beim Start von alleine geöffnet haben wollt. Das können auch Dateien oder andere Ordner sein. So habe ich mir beispielsweise neben Firefox und Outlook mein Berichtsheft in den Autostart gelegt, sodass ich (zumindest in der Theorie) immer daran denke es auf dem neusten Stand zu halten.

E-Mail Regeln

Gerade im Marketing muss man immer Up to Date bleiben, deshalb habe ich die wichtigsten Blogs und Newsletter abonniert um immer die neusten SEO-Maßnahmen und Marketing-Tools parat zu haben. Dass es dann manchmal unübersichtlich wird im E-Mail-Postfach könnt ihr euch wohl denken. Und damit genau das nicht passiert, sondern die Nachrichten von Vorgesetzten und Kollegen auch immer zuerst gelesen werden, habe ich in Outlook Regeln erstellt. Dies könnt ihr in Outlook im Reiter Regeln mit einem Klick auf „Regel erstellen…“ tun. Dort könnt ihr beispielsweise einstellen, dass alle Nachrichten von einem bestimmten Absender immer sofort in einen bestimmten Outlook-Ordner verschoben werden sollen. So behaltet ihr immer den Überblick über euren Posteingang!

Email Vorlagen

Manche E-Mails muss man mehr als einmal senden. Damit man dafür nicht immer bei den gesendeten Elementen oder in einem Word Dokument nach der Vorlage suchen muss, kann man sich die E-Mail einfach als Template abspeichern. Dafür müsst ihr beim Verfassen der Nachricht einfach auf speichern klicken, dann habt ihr einen Entwurf. Diesen könnt ihr nun aus dem Ordner „Entwürfe“ auf den Desktop oder in einen beliebigen Ordner ziehen und die Vorlage bleibt euch für immer erhalten. Mit einem Doppelklick öffnet sich die E-Mail und ihr könnt einen Empfänger einfügen oder Betreff und Text ändern und erspart euch somit einen Haufen Arbeit wenn ihr eure Lieblingskollegen tagtäglich ans gemeinsame Mittagessen erinnert…

Hotkeys benutzen

Hotkeys sind einer der wichtigsten Bestandteile um den Arbeitsalltag zu erleichtern. STRG + „C“ und STRG + „V“ kennen die meisten von uns. Jedoch gibt es viele weitere Kurzbefehle mit denen ihr tolle Sachen anstellen könnt. Mit Windows-Taste + „V“ könnt ihr zum Beispiel nicht nur das zuletzt kopierte Element aus der Zwischenablage einfügen, sondern aus einer Liste mit vorher kopierten Sachen auswählen. Dies ist ein absoluter Life-Saver, wenn man doch mal zu schnell war und die wichtigen Informationen aus der Zwischenablage überspeichert hat. Viele Programme ermöglichen es euch mit Shortcuts Funktionen schneller auszuführen. Die meisten dieser Befehle lassen sich finden, wenn man mit der Maus auf der Schaltfläche stehen bleibt und sich der Tooltip öffnet. Eine Liste über die wichtigsten Windows-Shortcuts findet ihr hier.